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Die Bedeutung von Metadaten im Dokumentenmanagement
23. Oktober 2024
Was sind eigentlich die Metadaten? Diese Daten sind in diesem Fall eigentlich Informationen. Aber welche Informationen genau?
Bei Metadaten handelt es sich zum Beispiel um Informationen zu Ihren E-Mails oder Anrufen, nicht um deren Inhalt – sondern nur um Informationen beispielsweise über die Dauer, wen Sie angerufen haben usw. Auch wenn sie zunächst vielleicht nicht so wichtig erscheinen, da sie nichts über den Inhalt aussagen, sondern nur bestimmte Informationen enthalten, verraten Metadaten viel über uns. Jemand, der Zugriff auf Ihre Metadaten hat, kann schnell Ihren Tagesablauf erfahren – wo Sie arbeiten, wo Sie einkaufen, welchen Hobbys Sie nachgehen, wie nah Sie Ihrer Familie stehen, was Sie online kaufen – kurzum alles über Sie.
Vertrag – Bild von Edar auf Pixabay
Dokumentenmanagement
Und wenn wir das alles über eine Person herausfinden können, stellen Sie sich vor, was wir mit Dokumenten machen können. Metadaten erleichtern in diesem Fall das Dokumentenmanagement erheblich. Aber wie funktioniert es?
Ein gutes Dokumentenmanagement ist nur eines der Merkmale eines gewissenhaften und verantwortungsbewussten Unternehmers. Aber wenn wir privat schnell einen Stapel Dokumente anhäufen, stellen Sie sich vor, wie viele Dokumente und Akten Sie jeden Tag an Ihrem Arbeitsplatz bearbeiten. Mit der Zeit wird es immer schwieriger, bestimmte Dokumente zu finden – besonders wenn Sie beispielsweise nach einem bestimmten Akt von vor fünf Jahren suchen.
Schnell die exakte Datei finden
Hier kommen Metadaten ins Spiel, die Ihnen dabei helfen, Dateien schneller zu organisieren und zu finden, sodass Sie nicht durch riesige und zahlreiche Ordner selbst durchsuchen müssen. Um die Dateien leichter auffinden zu können, ist es notwendig, jeder Datei Metadaten zuzuordnen – aber keine Sorge, KORTO übernimmt dies für Sie.
Dieses Portal hilft Ihnen dabei, die Kontrolle über Ihre Dokumente zu erlangen und ein Dokumentenmanagementsystem zu entwickeln. Jeder Datei wird eine spezifische Beschreibung hinzugefügt, die Ihnen später hilft, das gesuchte Dokument zu finden. Manchmal benötigen Sie jedoch keine so detaillierten Informationen und können einem bestimmten Ordner Metadaten hinzufügen, die sich auf alle Dateien in diesem Ordner beziehen. Dokumentenmanagement ist eine etablierte Technologie, die den Bereich des klassischen Bürogeschäfts, also des Dokumentenmanagements, abdeckt.
Nehmen wir an, ein Anwalt sucht nach einer bestimmten Datei, die an einem bestimmten Datum erstellt wurde, in der eine bestimmte Zeit angegeben ist und beispielsweise auch eine Webseite. Mithilfe von Metadaten gelangen Sie ohne langwieriges Suchen genau zu der Datei.
EU-Vorschriften
Die Vorschriften der Europäischen Union verlangen beispielsweise die Speicherung aller E-Mails und ihrer Anhänge – aber wer macht das wirklich? Bei dem enormen Arbeitsaufwand und all den anderen Dateien, die wir täglich verwenden und erstellen, ist das nur eine zusätzliche Arbeit.
Aber wie kann man es einfacher machen?
Eine einfache Lösung ist das KORTO-Portal, das einfach zu bedienen ist. Der Administrator legt fest, welche Metadaten verfolgt werden sollen. Sie werden auf KORTO gespeichert, wo Sie sie leicht finden und bei Bedarf verwenden können. Dieses Portal umfasst alle Standarddateien, Teams, E-Mail-Austausch über Microsoft 365, Dokumentenfreigabe über SharePoint Online – und bald auch Google Mail.
Wenn Sie also Dokumente und Dateien jeglicher Art erstellen und diese Dateien als Metadaten speichern müssen, ist KORTO definitiv die Lösung für Sie.
