Bürokratiealbtraum in deutschen Städten: Wie Unternehmen ihre Unterlagen digitalisieren können
21. November 2024
In Deutschland spricht man häufig von der Überhand im Zusammenhang mit Bürokratie und diesen Umstand kann man eigentlich kaum mehr leugnen, denn es gibt sehr viele unnötige Regeln, Wartefristen und Co., sodass es schwer ist, den Bürokratieaufwand in Deutschland auch nur ansatzweise zu verteidigen. Bürokratie kommt in Deutschland aber nicht nur vom Staat, sondern ist auch in vielen Unternehmen in großen Mengen anzufinden.
Papierkram stapelt sich, Vorgänge sind alles, aber leider nicht immer effizient und den richtigen Ansprechpartner in den einzelnen Abteilungen zu finden, kann durchaus auch mal zur Schnitzeljagd werden. Kein Wunder, dass in immer mehr Firmen die Alarmglocken geläutet werden und man auf der Suche nach Lösungen ist, um den Bürokratiealbtraum in deutschen Unternehmen zu beenden. Der wohl sinnvollste Ansatzpunkt: mehr Digitalisierung.
Arbeitsplätze in einem Büro – Foto von Israel Andrade auf Unsplash
Abbau von Papierkram: Was ist eine Archivierungssoftware?
Die Digitalisierung wurde in Deutschland über viele Jahre verschlafen und nun liegt es bei modernen Unternehmen, diese entstandene Lücke erfolgreich zu schließen. Der Abbau von Bürokratie kann diesbezüglich eine wichtige Rolle einnehmen, denn mit einer hochwertigen Archivierungssoftware sind Firmen in der Lage, Dokumente aller Art digital zu archivieren. Die Papierprozesse werden auf diese Weise kinderleicht in digitale Dokumente umgewandelt, was vor allem das ortsunabhängige Arbeiten fördert, aber auch den Verbrauch von Papier und Platz im Büro massiv zurückfährt.
Die Arbeitstätigkeiten im Unternehmen werden wesentlich effizienter und die notwendigen Informationen können sich binnen Sekunden via Suchanfragen auffinden lassen. Das nerve Wälzen in Ordnern ist daher nicht mehr notwendig, da alle wichtigen Unterlagen digitalisiert vorliegen und auf einem technischen Endgerät abgerufen werden können.
Was ist der Vorteil der Digitalisierung in Unternehmen?
Es existieren zahlreiche Vorteile, die mit der voranschreitenden Digitalisierung direkt in Verbindung stehen und die es sich lohnt, etwas genauer unter die Lupe zu nehmen. Digitale Dienste nutzen ist aus mehrfacher Sicht eine sinnvolle Idee, aber es gilt natürlich abzuwägen, welche für das Unternehmen tatsächlich von Mehrwert sind. Generell bietet eine ausgebaute Digitalisierung des Unternehmens eine gesteigerte Form der Produktivität und ganz nebenbei auch reduzierte Betriebskosten.
Die Analyse von Daten und deren Weiterverarbeitung ist ebenfalls wesentlich einfacher umsetzbar. Ein weiterer Faktor ist die verbesserte Kommunikation innerhalb eines Unternehmens, denn auf Wunsch erhält jeder Mitarbeiter Zugriff auf die gewünschten Daten, und es ist nicht mehr nötig, Unterlagen zu kopieren und sie zu verteilen. Die verschlankten Arbeitsprozesse und die günstigeren Betriebskosten können aber wohl als die wichtigsten Vorteile in Bezug auf die Digitalisierung bei Unternehmen in Deutschland angeführt werden.
Digitalisierung bedeutet mehr Wert auf Datenschutz zu legen
Wenn Daten auf einem Endgerät abgespeichert werden, muss man natürlich auch über das Thema Datenschutz sprechen. Die Digitalisierung bietet in dieser Hinsicht große Fortschritte beim Datenschutz, denn durch qualitative Antivirensysteme wird ein effektiver Schutz vor Zugriffen von äußerlichen Parteien ins Leben gerufen.
Darüber hinaus kann man sicherstellen, dass nur befugte Personen innerhalb des Unternehmens Zugriff auf bestimmte Unterlagen und Daten bekommen. Unter dem Strich bietet die Digitalisierung der Unternehmen in Deutschland eine große Zahl an Vorteilen und mit den entsprechenden Softwareangeboten wie einer Archivierungssoftware ist es in der Tat möglich, sehr effektiv und ohne Bürokratiealbtraum zu arbeiten.
