Aktenvernichtung: Hier gilt es drauf zu achten
21. Juli 2022
Unabhängig davon, ob es sich um eine Behörde, ein Unternehmen oder einen privaten Haushalt handelt – Tag für Tag kommen unterschiedliche Arten von Datenträgern zum Einsatz, sowohl in Papierform als auch in der elektronischen Variante. Die Datensicherheit und der Datenschutz gibt in diesem Zusammenhang vor, dass nicht nur eine sensible Behandlung dieser Daten nötig ist, sondern ebenfalls eine regelkonforme Vernichtung.
Für die Vernichtung von Akten existieren in der Bundesrepublik nämlich spezielle Vorschriften. Beispielsweise müssen Behörden und Unternehmen unbedingt sicherstellen, dass Akten, welche nicht länger archiviert werden, datenschutzkonform entsorgt werden. Bei der Aktenvernichtung kommt dem Datenschutz demnach eine überaus große Bedeutung zu.
Geht es um die Vernichtung von besonders großen Mengen an Akten, wie es etwa in Unternehmen der Fall ist, ist es immer sinnvoll, einen professionellen Dienstleister, wie die renommierte Aktenvernichtung im Raum Mannheim, mit der Entsorgung der Dokumente zu beauftragen. Doch auch private Verbraucher sollten bei der Vernichtung ihrer Akten bestimmte Dinge beachten.
Akten und Dokumente im Archiv – Pixabay - Public Domain Bilder / Creative Commons CC0 (CC0 1.0)
Akten – So gestalten sich die Fristen zur Aufbewahrung
Im Bereich der Aktenvernichtung sind unterschiedliche Fristen für die Aufbewahrung zu berücksichtigen.
In den Bereichen Handel und Wirtschaft geben die Regelungen des Handelsgesetzbuches etwa vor, dass sowohl Rechnungen als auch Jahresabschlüsse für einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden müssen. Das gleiche gilt auch in Krankenhäusern für die Patientenakten. Nach dem Ablauf dieser Frist ist es nötig, die Akten professionell zu vernichten und dabei die entsprechende DIN-Norm der EU einzuhalten.
Eine dauerhafte Aufbewahrung ist im Gegensatz dazu bei Bauplänen nötig, die in einem sogenannten Endarchiv gelagert werden. Die Verantwortlichkeit für eine sachgemäße Lagerung von Dokumenten und Akten, die Einhaltung der Sicherheitsvorgaben und die Vernichtung der Daten nach dem Fristablauf liegt bei den Unternehmen selbst.
Private Akten – Darauf kommt es bei der Vernichtung an
Nicht nur in Büros geht von dem Thema der Aktenvernichtung eine große Bedeutung aus, sondern ebenfalls in privaten Haushalten. Auch in diesen ist ein vorsichtiger Umgang mit sensiblen Daten in höchstem Maße zu empfehlen, damit das Risiko für einen Diebstahl oder einen Missbrauch der Daten ausgeschlossen wird.
Geht es in Privathaushalten darum, Akten zu vernichten, kann beispielsweise eine große Hilfe in der Nutzung von Aktenvernichtern bestehen. In das herkömmliche Altpapier sind Lohnabrechnungen, Kontoauszüge, Schriftverkehr mit Behörden oder vertrauliche Korrespondenzen schließlich niemals zu geben.
Der Handel bietet Aktenvernichter in verschiedenen Preisklassen und Sicherheitsstufen an. Außerdem unterscheiden sich die Geräte teilweise stark in ihrem Funktionsumfang. Bei dem Kauf ist somit nicht nur auf die Menge an Papier, welche zur gleichen Zeit mit dem Gerät vernichtet werden kann, zu achten, sondern etwa ebenfalls darauf, welche Größe der Auffangbehälter aufweist.
Im Bereich der professionellen Aktenvernichtung sind außerdem spezielle Vorgaben zu beachten, welche die Größe der Überbleibsel des zerkleinerten Papiers betreffen.
Dienstleister für eine professionelle Vernichtung von Akten
Ist die Vernichtung von besonders großen Datenträgermengen nötig, ist es in der Regel sinnvoll, ein Unternehmen, welches sich auf die Aktenvernichtung spezialisiert hat, damit zu beauftragen.
Diese Dienstleister erhalten die betreffenden Akten, welche zu entsorgen sind, dann in einem speziellen Behälter. Selbst die Mitarbeiter des Unternehmens erhalten so keinerlei Information darüber, welche Daten sich in den abgeschlossenen Containern befinden. Im Rahmen der Vernichtung durch einen Aktenvernichtungs-Dienstleister wird das Papier zu Papiergranulat verarbeitet, sodass die höchste Sicherheit garantiert wird.
